【情報が紙だけ!?】勤めている29.3%が、必要なシステムが無かったために不便だった業務がある

必要なシステムが無くて困った業務はありますか?

普段仕事をしている中で、「この業務面倒だな」や「もっと便利に出来ないのかな」など感じたことがある方も少なくないでしょう。
もしかしたらそんな不便に感じている業務は、新しい「システムの導入」によって改善出来ることもあるかもしれません。
では現在会社に勤めている方は、どのような業務で不便さを感じているのでしょうか。
また、新しいシステムの導入によって改善された業務はあるのでしょうか。

今回は、中小企業向けクラウドERP『キャムマックス』を提供する株式会社キャムと共同で、現在会社に勤めている方々にアンケートを実施しました。

「業務上のシステムに関するアンケート」調査概要
調査手法 インターネットでのアンケート
※自社運営のアンケートサイト「ボイスノート」を利用して調査を実施
調査対象者 事前調査にて「会社に「役員」もしくは「従業員」として勤めている」と回答した男女
調査期間 2021年11月7日~11月11日
質問内容 質問1:必要なシステムが無かったために不便だった業務はありますか?
質問2:それはどのような業務でしたか?不便だった時のエピソードを教えてください。
質問3:新しくシステムを導入して改善された業務はありますか?
質問4:どのような業務が改善されましたか。
集計対象人数 1032人

29.3%が、必要なシステムが無かったために不便だった業務がある

まずは、必要なシステムが無かったために不便だった業務はあるか聞きました。

 
29.3%の「不便だった業務がある」と回答した方々に、それはどのような業務だったかについて聞きました。

システム不足で不便だった業務

  • 利用者さんの情報がネット上ではなく紙でしか見れなかった。必要な情報がすぐに見つけられず苦労した。(デジタル化があまり導入されていない)(20代・女性)
  • 次期の商品ラインナップ、商品量を決定する際に、売上、受注、出荷状況などの実績を見たい切り口で分析できるツールがなく、情報の整理に多くの時間を要した。(30代・男性)
  • zoomが使用禁止で社外とコミュニケーションが取れなかった。(30代・男性)
  • 顧客管理システムがなかったのでエクセルでやっていたが、顧客が増えて対応に時間がかかる。(70代・男性)
  • 利用者の個人情報が一覧表で纏っていないので、個別ファイルを検索しないといけない。(60代・男性)
  • 年末調整。紙で提出する必要があり、間違えた時に訂正印を使用したり、提出のために本社に出社する必要があるのは不便。(20代・男性)
  • 業務上提出する必要がある書類のひながたが無く一から書類作成をしないといけないことが今でも多くあり不便です。同じような内容の書類を全国各地の支店の人がそれぞれに作成するよりかはシステムとして完成されたものがありそれを利用して活用するほうがよっぽど効率的だと思います。(40代・男性)
  • プレゼンするのにパワーポイントがインストールされてなくて困りました。買ってきてインストールしました。(60代・女性)
  • 生徒からの集金が、3年前まで集金袋で現金を集めていた。めちゃくちゃ大変だった。(40代・女性)
  • コロナが流行し始めたときにリモート面談が出来るシステムがあったら良かったと思う。(50代・女性)
  • 不動産業の経理をしているのですが、未だ賃貸関連のソフトを導入していないので、家賃管理が大変です。(30代・女性)
  • 在宅勤務でシステム異常でパソコンが使えなくなって担当部署が復旧させるまで何もできなかった時。(60代・男性)
  • エクセル、ワードは管理職以外利用できない。航空券を予約するシステムが一部の端末にしか投入されていないので、先輩がランチに行ったときなどしか利用できなかった。(40代・女性)

顧客情報がネット上ではなく紙しかなくて探すのに苦労したという方や、書類を作成するのにひな形が無く、毎回一から作らなければならないという方などがいました。
また、必要なシステムがあったとしても、管理職など決まった人しか利用できないから不便という方もいました。

その他にもリモート面談できるシステムが無くて困った方や、在宅勤務時にシステム異常でパソコンが使えなくなった方などコロナ禍ならではの悩みも多いようです。
また「Zoomが使用禁止」だったという回答もありました。

32.7%が、新しくシステムを導入して改善された業務がある

続いて、新しくシステムを導入して改善された業務はあるかについて聞きました。

 
32.7%の方が、新しくシステムを導入して改善された業務があるようです。
どのような業務が改善されたかについても聞きました。

新しくシステムを導入して改善された業務

  • 紙の伝票でご利用者へのサービス実施記録を都度行っていたのが、スマホアプリで業務実施記録できるようになった。(60代・女性)
  • 製品の不良を感知する画像認識の機械で、不良品を目視する労力が減った。(40代・男性)
  • 承認が必要(=ハンコ)な文書の提出。ハンコレスになっただけでなく、時短につながった。(40代・女性)
  • 商品番号のバーコードを読み取るスキャナーが新しくなり、項目が簡素化されて使いやすくなった。(60代・女性)
  • 出張旅費の精算は書類や領収書がなくても、定番の目的地、例えば東京などであれば自動で清算されるようになり便利になりましたし振り込まれる時間も短縮されました(40代・男性)
  • 出荷業務を委託しているのですが、専用のシステムが導入された事で、依頼のしやすさややり取りが減少したので、時間の効率化をはかれました。(30代・女性)
  • 経理ソフト。もともとは自分で考えて経理業務を遂行していたので、ソフトが入ったことにより円滑に業務ができるようになりました。(40代・女性)
  • 各現場が入力したデータを本社支店でリアルタイムで確認でき、更に自動的に行政報告用のデータまで作成できるようになった。(50代・男性)
  • チャットワークを入れたことでリモートワークでもコミュニケーションが円滑になった。(30代・男性)
  • チャットシステム導入で、リモートでも業務行えるようになった(50代・男性)
  • タイムカードがなくなってパソコンから本社に直接出勤時間、退勤時間が送信されるシステムを導入したので毎月の締めの作業がなくなりました。(50代・女性)
  • zoomを導入してリモートワークがやりやすくなった(40代・男性)
  • zoomのインストールおよび利用の仕方の研修。(60代・男性)

紙の伝票がスマホアプリで確認可能になったり、経費などの自動精算が出来るようになったりなど、システムが導入されたことで便利になった業務はさまざまあるようです。

まとめ

今回は「必要なシステムが無かったために不便だった業務」と、「新しくシステムを導入して改善された業務」についての調査結果を紹介しました。
29.3%の方が「必要なシステムが無かったために不便だった業務がある」と回答しており、必要な情報がネット上ではなく紙でしかなかったという方や、システムが無く書類を毎回一から作らなければならないという方などがいました。

また、32.7%の方が「新しくシステムを導入して改善された業務がある」と回答しました。
紙の伝票をスマホアプリで記録できるようになったり、ハンコレスになって時短につながったりなどがあり、「不便だった業務」であがっていた業務の多くも、システムを導入することによって改善できるかもしれません。

SNSでもご購読できます。

No.1リサーチ 満足度モニター調査